Updates
Jakarta - Sistem absensi kehadiran karyawan online bisa menjadi perangkat yang harus ada dalam kegiatan harian perusahaan. Perangkat lunak ini dapat mempermudah karyawan dalam absen dan memungkin pengelola perusahaan mengetahui kinerja pekerjanya.
Apalagi di masa Work From Home seperti saat ini, kehadiran aplikasi absensi online tentu sangat diperlukan untuk menghindari kecurangan. Saat ini sudah banyak sistem absensi online yang tersedia, dan Anda bisa memilih salah satu yang terbaik untuk digunakan oleh karyawan.
Tips Memilih Sistem Absensi Kehadiran Karyawan Online
Sebelum memilih aplikasi absensi karyawan online, Anda perlu memperhatikan beberapa hal penting supaya tidak salah pilih. Beberapa hal tersebut biasanya berkaitan dengan kinerja dari aplikasi yang akan digunakan. Maka dari itu, berikut tips untuk memilih sistem absensi karyawan online yang bagus untuk digunakan.
- User Friendly
Meski sudah berada di zaman teknologi canggih, masih ada masyarakat yang awam dengan teknologi terbaru. Untuk itu, ada baiknya jika Anda memilih aplikasi atau sistem yang lebih user friendly, sehingga semua karyawan bisa mengaksesnya dengan mudah.
Aplikasi user friendly yang dimaksud adalah memiliki tampilan dan cara pengoperasian yang mudah dipahami. Aplikasi absensi yang terlalu rumit bisa memberikan kesulitan tersendiri bagi penggunanya.
- Compatible untuk Berbagai Perangkat
Setiap karyawan tentu memiliki perangkat, seperti smartphone ataupun PC dengan jenis yang berbeda. Karena perbedaan tersebut, maka Anda harus memperhatikan, kemampuan akses dari aplikasi tersebut.
Perhatikan, apakah aplikasi bisa diakses semua perangkat dengan berbagai tipe, atau hanya perangkat tertentu saja. Sebaiknya, pilihlah aplikasi yang compatible untuk berbagai perangkat, agar para karyawan bisa mengaksesnya dengan mudah.
- Memiliki Fitur yang Lengkap
Sebelum menggunakan suatu sistem absensi kehadiran karyawan online, Anda perlu memperhatikan kelengkapan fitur yang dimiliki. Fitur yang tersedia pada aplikasi bisa disesuaikan dengan kebutuhan karyawan perusahaan.
Namun pada umumnya, sistem absensi terbaik harus memiliki fitur absen masuk dan keluar, absen lembur, pengajuan cuti dan izin, pencatatan waktu dan GPS. Selain itu, aplikasi terbaik umumnya telah terkoneksi dengan fitur payroll baik dari perusahaan maupun BPJS.
- Terhubung dengan Sistem Payroll
Data absensi karyawan menjadi salah satu komponen penting yang harus diperhatikan saat akan memberikan gaji. Karenanya, akan lebih baik jika sistem absensi terkoneksi dengan sistem payroll untuk mempermudah proses penggajian otomatis. Dengan adanya sistem absensi kehadiran karyawan online yang terkoneksi dengan sistem payroll, data untuk penggajian jadi lebih valid.
- Kinerja Akurat
Kemudian, pilihlah sistem absensi yang memiliki kinerja akurat, dilihat dari kesesuaian data dan input yang dilakukan. Untuk mengetahui kinerjanya, beberapa sistem absensi memberikan masa uji coba selama beberapa hari sebelum Anda menggunakan layanan berbayar. Jika aplikasi tersebut memiliki tingkat keakuratan yang optimal, maka aplikasi tersebut recommended untuk digunakan.
Rekomendasi Sistem Absensi Kehadiran Karyawan Online Terbaik
Karena banyaknya sistem absensi kehadiran karyawan, mungkin tidak sedikit dari Anda yang masih bingung untuk memilih yang terbaik. Supaya lebih mudah, berikut rangkuman rekomendasi sistem absensi karyawan online terbaik yang akurat dan bagus untuk digunakan:
1. Talenta by Mekari
Sistem absensi kehadiran karyawan online yang pertama yaitu Talenta by Mekari. Aplikasi ini hadir dengan berbagai fitur unggulan yang dapat mengatasi beberapa masalah yang sering timbul pada sebuah perusahaan. Hal ini terutama pada masalah mengelola absensi pada karyawan.
Karena kebanyakan di dalam sebuah perusahaan menggunakan sistem absensi secara manual yang tergolong tidak berjalan optimal. Oleh karena itu, aplikasi ini hadir untuk mempermudah para karyawan dan juga pebisnis untuk melakukan absensi.
Salah satu kelebihan yang dimiliki aplikasi Talenta by Mekari yaitu dilengkapinya dengan Payroll System. Adanya teknologi ini, membuat perusahaan menjadi lebih mudah dalam mengelola pembayaran gaji, insentif bulanan, pembayaran jaminan kesehatan, dan yang lain sebagainya.
Bahkan aplikasi ini juga dapat memudahkan karyawan untuk bisa melakukan reimbursement. Sehingga nominal reimbursement yang diberikan bisa secara langsung diajukan serta menjadikan proses yang dibutuhkan juga lebih cepat.
Keuntungan lain yang bisa diperoleh dari perangkat lunak ini yaitu dapat melatih tanggung jawab serta kejujuran pada setiap karyawan. Hal ini secara tidak langsung dapat melatih sikap karyawan untuk menjadi lebih baik.
Karena kebanyakan karyawan sering melakukan titip absen kepada rekan kerja atau mungkin meninggalkan area perusahaan sebelum waktunya. Selain itu, Talenta by Mekari juga telah memberikan kemudahan terhadap perusahaan dengan memberikan report data secara real time.
Di mana untuk mengontrol dan melakukan pengecekan data terkini absensi karyawan dapat Anda lakukan di mana saja dan kapan saja dengan melalui sebuah aplikasi di dalam perangkat telepon.
2. Attendance Manager
Sistem absensi kehadiran karyawan online yang kedua yaitu Attendance Manager. Aplikasi ini khusus dirancang untuk mempermudah kegiatan Anda dalam merekap kehadiran karyawan. Tentunya software ini lebih memudahkan dalam membuat regulasi, mulai dari check in hingga check out tanpa harus menggunakan mesin absensi.
Bahkan, hanya dengan menggunakan software ini, Anda bisa melakukan proses rekapitulasi karyawan menjadi lebih mudah lagi. Mengingat bahwa dengan mengumpulkan data karyawan dengan cara manual dapat menyita banyak waktu. Dengan demikian, hal tersebut dapat berpotensi untuk menjadikan pekerjaan Anda menjadi lebih tidak efektif.
Oleh karena itu, sistem ini khusus dirancang untuk bisa digunakan pada setiap perusahaan agar menjadi lebih instan dan juga mudah. Salah satu keuntungan yang diberikan pada software ini yaitu, dapat mengetahui kehadiran karyawan secara real time.
Untuk bisa mendapatkan data tersebut, hanya diperlukan penggunaan media pemindaian sidik jari atau mungkin media yang lain. Setiap data karyawan yang telah diperoleh tersebut, nantinya akan diintegrasikan dengan menggunakan sistem human resource information system.
Sistem ini dapat dimanfaatkan untuk bentuk deduksi, insentif serta pengajuan cuti karyawan. Sehingga, aplikasi ini sangat membantu dalam membuat serta mengambil keputusan yang ada di perusahaan terkait dengan kinerja karyawan.
3. Time Clock Wizard
Aplikasi yang satu ini merupakan hasil karya dari New York, Amerika Serikat. Di dalam aplikasi ini mempunyai beragam jenis fitur yang tergolong cukup lengkap. Mulai dari bentuk pendataan kehadiran karyawan, penggantian jadwal hingga pengelolaan jam kerja karyawan.
Selain itu, aplikasi ini juga dilengkapi dengan fitur khusus terkait dengan penggajian. Pastinya kelengkapan fitur ini akan lebih membantu HRD dalam membuat laporan gaji pokok dan uang lembur karyawan. Keunggulan lainnya yang bisa diperoleh yaitu aplikasi ini dapat digunakan secara gratis serta dapat diperoleh dengan mengunduhnya melalui Play Store.
Meskipun tersedia secara gratis, aplikasi ini bisa Anda gunakan untuk merekap data karyawan tanpa ada batasnya. Dengan demikian, aplikasi ini sangat membantu perusahaan dalam merekap seluruh data-data karyawan pada perusahaan Anda.
4. Open Time Clock
Open Time Clock merupakan sebuah aplikasi yang dapat digunakan untuk absensi online pada karyawan. Di dalam perangkat lunak ini telah dilengkapi dengan berbagai fitur unggulan seperti check in dan check out karyawan dan perhitungan gaji otomatis. Berbagai fitur tersebut dapat Anda nikmati hanya dengan melalui perangkat telepon.
Karena dapat diakses melalui telepon, sehingga aplikasi ini sangat mudah untuk dilakukan, dan Anda dapat memantau sewaktu-waktu. Aplikasi ini dapat digunakan menggunakan perangkat PC.
Akan tetapi sayangnya, fitur gratis tersebut belum dilengkapi dengan fungsi web camera atau reporting.
Namun, terdapat solusi lain untuk bisa menikmati fitur tersebut, yaitu dengan menggunakan pilihan versi premium yang lebih lengkap. Untuk bisa menikmati pengalaman penggunaan yang lebih baik. Anda bisa mengupgrade menjadi paket standar dengan harga yang ditawarkan berkisar $200 per tahun.
5. GreatDay HR
Aplikasi lain yang bisa digunakan untuk merekap data karyawan yaitu GreatDay HR. Berbagai jenis fitur yang dimiliki aplikasi ini tergolong sudah sangat cukup komprehensif. Di dalam proses perekaman kehadiran pada karyawan juga dapat Anda akses dengan cara yang mudah.
Karyawan hanya cukup dengan melakukan foto selfie dengan menggunakan teknologi pengenalan wajah atau facial recognition. Fitur ini akan membandingkan foto yang telah diambil dengan sejarah rekaman kehadiran pada karyawan. Bahkan fitur tersebut juga dapat memberikan persentase kecocokan pada foto yang telah direkam tersebut.
Selain itu, aplikasi absensi online ini juga sudah dibekali dengan fitur Geo Tagging. Hal ini dapat membantu untuk menyampaikan informasi lokasi yang sangat akurat. Sehingga Anda bisa mengontrol sepenuhnya bahwa karyawan tersebut bekerja di tempat yang seharusnya.
Tidak hanya itu, selain dapat merekam kehadiran, aplikasi ini juga mampu untuk mendukung perusahaan dan karyawan dalam menjalani setiap pekerjaannya. Salah satunya yaitu dengan adanya penjadwalan shift kerja yang telah dikelola secara fleksibel.
Diluar penjadwalan tersebut, Anda juga dapat memberikan informasi terkait dengan kebijakan perusahaan yang lainnya. Misalnya dengan hal-hal seperti waktu lembur atau mungkin cuti karyawan dengan menggunakan satu aplikasi saja.
Tentunya berbagai kelengkapan fitur yang ada di GreatDay HR ini sangat mempermudah dalam melakukan setiap pekerjaan dalam mengontrol karyawan Anda.
6. TimeTrex
Sistem absensi kehadiran karyawan online yang terakhir yaitu Time Trex. Pada software yang satu ini merupakan jenis absensi online yang dapat digunakan tanpa adanya batas maksimum dan minimum. Dalam artian, aplikasi ini tidak membatasi penggunaannya dalam hal jumlah karyawan dan waktu penggunaan.
Di dalam aplikasi ini telah dilengkapi dengan sebuah modul yang khusus dirancang untuk mempermudah dalam menjadwal karyawan. Selain itu, aplikasi ini juga memberikan kemudahan dalam penggajian dan perhitungan pajak. Bahkan Anda dapat merekap data absensi karyawan yang mencakup waktu lembur dan waktu libur pada karyawan.
Kemudahan dalam penggunaan absensi online ini bisa diperoleh secara maksimal dengan menggunakan perangkat PC. Akan tetapi, aplikasi ini juga dapat Anda pantau melalui ponsel pribadi dengan mengunduhnya melalui Play Store.
Manfaat Sistem Absensi Kehadiran Karyawan Online
Sebelum teknologi berkembang pesat seperti saat ini, para karyawan masih menggunakan sistem absensi kehadiran secara manual. Perbedaan paling mencolok dari kedua sistem absensi tersebut adalah media yang digunakan.
Sistem absensi kehadiran karyawan online bisa diakses menggunakan smartphone maupun PC asalkan terkoneksi dengan internet. Sedangkan sistem absensi manual masih menggunakan kertas. Sistem manual memang lebih sederhana, dan hemat listrik. Namun sayangnya, sistem absensi manual memiliki cakupan yang terbatas, serta rawan penyalahgunaan waktu dan kesalahan data penggajian.
Sistem absensi online terbukti lebih hemat biaya, ramah lingkungan, serta bisa meminimalisir adanya tindak penipuan dan kesalahan input data. Selain itu, aplikasi absensi online bisa terintegrasi dengan semua kebutuhan HR, sehingga HR lebih mudah dalam mengakses data. Anda bisa lebih menghemat biaya operasional karena tidak perlu membeli banyak mesin fingerprint maupun kertas dan pena.
Sistem absensi kehadiran karyawan online juga bisa menghindarkan Anda dari kerugian akibat pemberian gaji yang tidak sesuai dengan kinerja karyawan. hal ini dikarenakan, aplikasi bekerja secara otomatis dan bisa menghasilkan data realtime. Karenanya, Anda sebagai pengurus perusahaan, sangat disarankan untuk menggunakan sistem absensi karyawan berbasis online.
