Tony Rosyid
JAKARTA - Apa yang menjadi perbedaan software absensi antara fingerprint dan online? Tentunya sudah diketahui bersama jika sistem absensi fingerprint atau sidik jari sampai saat ini merupakan metode yang sudah banyak digunakan berbagai perusahaan. Biasanya perusahaan-perusahaan akan menggunakannya untuk melakukan pencatatan absensi atau kehadiran untuk karyawannya secara elektronik. Namun mulai banyak juga perusahaan yang mulai menggunakan absensi online. Mereka hanya perlu download attendance management software dan selanjutnya software tersebut yang akan mengolah data absensi karyawan.
Memang cara ini jauh lebih baik jika dibandingkan dengan sistem absensi secara manual yang masih menggunakan buku kehadiran atau absensi. Pada absensi manual, karyawan harus mencatutkan tanda tangannya sebagai salah satu sata kehadiran. Pada absensi online pun tidak demikian. Ada banyak perbedaan software absensi online dengan fingerprint.
Absensi Fingerprint Agar Karyawan Lebih Disiplin
Mempunyai pegawai dan karyawan yang disiplin pastinya adalah aset yang berharga bagi keberlangsungan perusahaan. Selain itu, memang tingkat kedisiplinan akan dinilai dari beberapa aspek. Misalnya terkait ketepatan waktu pada saat menyelesaikan pekerjaan, pekerjaan yang sesuai penerapan standar-standar yang berlaku, sampai ke hal terkecil sekalipun. Pekerjaan memang menyesuaikan dengan menggunakan standar yang sudah ditetapkan sebelumnya.
Memang saat ini telah dikenal berbagai metode atau cara yang dilakukan oleh sebagian perusahaan untuk bisa melakukan pengukuran terhadap tingkat ketepatan waktu data kehadiran atau absensi karyawan. Misalnya itu yang menggunakan fingerprint atau dengan menggunakan sistem absensi online. Tujuannya agar karyawan disiplin. Di samping itu, memang menggunakan sistem absensi fingerprint akan menjadi salah satu metode yang populer selama ini. Sistem pendataan adalah menggunakan data yang unik, yaitu dengan menggunakan sidik jari para karyawan sehingga dinilai akan jauh reliable.
Dengan menggunakan metode ini, maka akan memerlukan mesin yang telah terprogram untuk dapat mengenali sidik jari karyawan sehingga bisa dipergunakan dengan baik. Tapi memang penggunaan dari metode fingerprint tidak begitu efektif jika perusahaan tersebut mempunyai banyak karyawan yang bekerja di lapangan yang terkadang pergi ke kantor.
Inilah yang bisa jadi kendala apabila karyawan tersebut wajib melakukan absensi terlebih dahulu di kantor kemudian barulah berangkat ke lapangan. Waktu yang diperlukan tersebut menjadi begitu mahalnya karena sebenarnya ada metode lainnya yang bisa digunakan oleh perusahaan agar nantinya tetap tepat dengan waktu dan berjalan sebagaimana mestinya.
Metode inilah yang disebut sebagai software absensi online yang menggunakan software khusus. Ada beberapa perbedaan software absensi online dengan fingerprint. Tentunya juga ada beberapa kekurangan dan kelebihan dari sistem absensi online ini. Di bawah ini merupakan kekurangan dan kelebihan penggunaan software online jika dibandingkan dengan fingerprint:
Perbedaan Software Absensi: Fingerprint vs Online
- Software Absensi Fingerprint Bisa Menghindari Kecurangan
Pertimbangan mengapa harus menggunakan absensi fingerprint adalah untuk meminimalkan tindak kecurangan. Hal tersebut karena dengan metode ini para karyawan tidak bisa memalsukan data absensi mereka. Ini tentunya berbeda dengan metode software absensi manual. Karyawan tersebut tidak lagi dapat menitipkan absensi mereka pada saat sedang terlambat atau bolos kerja. Hal tersebut dikarenakan adanya proses verifikasi kehadiran dengan mempergunakan sidik jari masing-masing.
- Absensi Fingerprint Dapat Meningkatkan Kedisiplinan
Perlu Anda ketahui jika perusahaan menggunakan absensi fingerprint karena dinilai bisa meningkatkan kedisiplinan karyawannya secara tidak langsung. Di sini membuat karyawan dapat menggunakan waktu mereka dalam bekerja lebih bijak lagi karena mereka telah dituntut supaya dapat hadir tepat pada waktunya. Tentunya hal ini bisa terjadi karena data absensi karyawan telah dijadikan sebagai salah satu bahan terhadap tingkat penilaian terhadap karyawan.
Lalu Apa Kekurangan Absensi Fingerprint ?
- Absensi Fingerprint Perlu Maintenance dan Infrastruktur yang Relatif Mahal
Memang absensi fingerprint memakan biaya yang terbilang cukup tinggi pada saat pertama kali pemasangan. Misalnya saja jika hendak melakukan pembelian absensi fingerprint dengan jumlah yang harus mencukupi bagi semua wilayah kantor. Di samping itu, untuk proses pemasangan dan instalasi pada mesin tersebut butuh biaya tambahan. Kelak perusahaan akan menyadari perbedaan software absensi online dan fingerprint, dari segi harganya.
Memang pembiayaan berikutnya biasanya muncul pada saat hendak melakukan maintenance pada mesin fingerprint tersebut secara rutin. Maintenance atau perawatan rutin tersebut memang diperlukan supaya mesin absensi bisa bekerja dengan baik. Apalagi pada bagian scanner yang memiliki fungsi yang digunakan dalam identifikasi sidik jari.
Memang kelemahan dari sistem ini sendiri adalah proses melakukan identifikasi ketika melakukan pemindaian sidik jari. Kegagalannya adalah seperti halnya kesalahan melakukan identifikasi atau sidik jari yang sama sekali tidak teridentifikasi. Biasanya permasalahan ini sering terjadi karena mesin sidik jari tersebut kotor. Selain itu juga mesin scanner-nya sudah mengalami penurunan fungsi atau tidak akan begitu sensitif pada saat melakukan pendeteksian sidik jari yang tipis.
- Adanya Penarikan Data Absensi Fingerprint yang Masih Dilakukan Manual
Memang data yang terdapat pada mesin fingerprint merupakan data yang bersifat elektronik tapi biasanya memang bentuk datanya masih dalam bentuk file spreadsheet yang bisa diolah secara manual selanjutnya. Inilah yang membuat semakin repot saja jika pada suatu ketika memerlukan pelaporan secara real time.
Saatnya Mengenal Perbedaan Software Absensi Online dengan Fingerprint
- Pembiayaan Maintenance dan Infrastruktur yang Relatif Murah
Apa saja kelebihan dari software absensi online ini jika diperbandingkan dengan penggunaan absensi fingerprint? Memang sebagaimana yang telah kita tahu jika software ini memungkinkan untuk setiap karyawan busa mengunduhnya secara gratis melalui Play Store untuk sistem berbasis android atau App Store untuk pengguna ios pada smartphone mereka masing-masing. Jelas ini lebih murah untuk perusahaan.
- Adanya Integrasi Data dengan Anda yang Menggunakan Software HRIS
Perlu Anda ketahui jikalau memang software absensi online ini bisa melakukan integrasinya dengan mempergunakan software Human Resource Information System (HRIS). Tentunya ini membuat data absensi karyawan akan terekam, sehingga dapat masuk ke dalam software tersebut secara otomatis tanpa memerlukan tindakan pemindahan data yang dilakukan secara manual.
- Software Absensi Online Mempermudah Fleksibilitas dan Kebutuhan Remote Working
Penggunaan software absensi online ini juga tentunya mempermudah dalam hak pengelolaan karyawan yang mempunyai jam kerja fleksibel. Misalnya saja banyak dari karyawan di masa pandemi ini yang bekerja di rumah atau remote working. Hal inilah membuat software absensi online begitu berpengaruh karena mereka tidak lagi perlu datang ke kantor hanya untuk melakukan absensi.
- Mempunyai Tingkat Akurasi yang Cenderung Lebih Tinggi
Menggunakan software absensi online ini tentunya akan mencatat data lokasi dan waktu check out dan check in dengan lebih akurat. Hal tersebut karena software ini menggunakan fitur seperti halnya GPS tracking dan waktu pada masing-masing gawainya.
Setelah mengetahui perbedaan software absensi online dan fingerprint, apakah sudah terbayang di benak Anda mana yang lebih menguntungkan? Tentunya menyesuaikan dengan kondisi pekerjaan karyawan. Hal ini bisa menjadi pertimbangan perusahaan dalam menerapkan kebijakan yang efisien. Software absensi seperti Talenta by Mekari juga berusaha memberikan kesempatan perusahaan maupun karyawan untuk menjalankan tugasnya dengan praktis. Yuk download attendance management software dari Talenta sekarang dan dapatkan akses gratis di websitenya. (***)
