Tony Rosyid
JAKARTA - Pengelolaan data absensi karyawan merupakan salah satu tugas penting bagi setiap perusahaan atau organisasi. Secara umum, terdapat dua metode pengelolaan data absensi karyawan yaitu metode pengelolaan absensi secara manual berbasis kertas, dan metode digital melalui aplikasi absensi online berbasis web dan mobile.
Penjelasan mengenai Aplikasi Absensi Online Berbasis Web dan Mobile
Sesuai dengan namanya, aplikasi absensi online berbasis web dan mobile adalah suatu jenis aplikasi online yang digunakan oleh hampir semua perusahaan dan organisasi dengan ragam fitur yang lengkap. Aplikasi semacam ini dapat digunakan untuk mendata, menyimpan, melacak, dan mengelola data absensi setiap karyawan atau staf dalam periode tertentu. Fitur dalam aplikasi ini umumnya mencakup pelacakan waktu masuk dan keluar, pengaturan shift, pengelolaan cuti, hingga integrasi penggajian.
Pengelolaan Absensi Manual VS Absensi Online Berbasis Web dan Mobile
Saat ini, terdapat dua metode pengelolaan absensi atau kehadiran karyawan, yaitu metode manual menggunakan kertas dan metode absensi online berbasis web dan mobile. Jika dilihat berdasarkan statistik, kini perusahaan yang menggunakan metode absensi online berbasis web dan mobile jauh lebih banyak dibandingkan metode manual. Mengapa hal ini bisa terjadi? Yuk, kita simak bersama perbedaan di antara kedua metode pengelolaan absensi karyawan di bawah ini!
Pengelolaan Absensi Manual (dengan kertas)
1. Metode Manual Dapat Menyebabkan Kesalahan dalam Pemrosesan Penggajian
Sejak dahulu, banyak perusahaan yang menghindari metode pengelolaan data absensi secara manual karena dapat menyebabkan kesalahan terutama dalam penggajian. Sebenarnya ada beberapa alasan mengapa metode manual dapat menyebabkan kesalahan pemrosesan penggajian, termasuk tulisan tangan yang buruk, kesalahan manusia, lembar waktu yang salah tempat yang perlu diulang oleh memori dan sebagainya.
Dari situ dapat dilihat bahwa metode manual dapat menyebabkan kekacauan nyata karena data absensi yang disusun dapat hilang, salah tempat, atau jarang dikirim ke bagian manajemen sumber daya manusia tepat waktu. Semua itu pada akhirnya dapat menyebabkan biaya yang jauh lebih tinggi.
Dengan penggunaan solusi digital seperti aplikasi absensi online, semua masalah ini sedikit banyak dapat diselesaikan. Aplikasi absensi online ini dapat mengingatkan karyawan untuk masuk dan keluar, mengurangi risiko lembar absensi hilang, dan memastikan data sampai ke departemen sumber daya manusia tepat waktu. Distribusi, pengumpulan, pemrosesan, dan sebagainya semuanya menjadi jauh lebih mudah. Metode digital juga jauh lebih transparan, dan karyawan lebih sulit memasukkan kedatangan atau keberangkatan yang keliru.
2. Metode Manual Menyebabkan Penurunan Produktivitas Kerja
Kita tidak bisa langsung mengambil kesimpulan sederhana tentang mengapa masih banyak dokumen yang harus diselesaikan menggunakan metode manual, namun salah satu alasannya adalah kurangnya kesadaran tentang waktu digital dan manajemen kehadiran yang dapat meningkatkan produktivitas, melalui percepatan proses penting yang terkait dengan manajemen sumber daya manusia.
Dibandingkan dengan lembar data absensi manual, metode absensi secara digital menggunakan aplikasi absensi online dengan ragam fiturnya. Seperti proses penggajian elektronik, persetujuan dan kepatuhan ketidakhadiran, penjadwalan waktu kerja otomatis, dan pembuatan pesanan membuat pekerjaan jauh lebih cepat, lebih produktif, lebih mudah, dan bebas kesalahan.
Selanjutnya, penelitian membuktikan bahwa digitalisasi dapat menyebabkan perubahan besar namun tidak mengganggu proses bisnis secara keseluruhan. Menerapkan tugas-tugas digital sederhana seperti pengelolaan absensi melalui aplikasi absensi online terbukti dapat menghemat banyak waktu setiap perusahaan yang kemudian dapat dihabiskan untuk tugas-tugas yang lebih penting dan pada akhirnya berkontribusi pada peningkatan produktivitas kerja.
3. Tidak Ada Cara untuk Menjadwalkan Secara Efektif Dengan Metode Manual
Untuk bisa menyusun jadwal kerja karyawan secara manual, caranya sangatlah sulit apalagi bagi perusahaan dengan jumlah karyawan banyak. Menyusun jadwal kerja secara manual berarti mengambil data catatan jadwal karyawan sebelumnya, kemudian menyusun jadwal untuk periode berikutnya secara satu persatu. Metode seperti ini tentu sangat tidak efektif dan memakan waktu.
Dengan waktu dan kehadiran digital melalui aplikasi absensi online, perusahaan dapat dengan mudah mengatur waktu kerja karyawan dengan lebih efisien. Misalnya, jika analitik SDM menunjukkan tentang jam lembur di satu departemen, atau jumlah cuti sakit yang tinggi di departemen lain, ini memberi manajer SDM kesempatan untuk bertindak tepat waktu dan efektif.
Manajer dapat dengan mudah menemukan akar masalah dan akhirnya mendistribusikan kembali karyawan, sehingga memungkinkan perusahaan untuk secara efisien menggunakan sumber daya yang terbatas serta menghemat waktu untuk departemen SDM, yang dapat fokus pada tugas-tugas strategis sebagai gantinya. Melalui penjadwalan dinamis, manajer memiliki kemungkinan untuk membuat dan mengelola jadwal untuk kelompok karyawan yang lebih besar.
Aplikasi absensi online berbasis web dan mobile dapat menjadwalkan jam kerja secara real time sesuai dengan keinginan karyawan dan kebutuhan bisnis. Perencanaan mudah karena jadwal harian, mingguan, atau bulanan terlihat di satu layar. Semua ketidakhadiran dapat direncanakan dan dilacak secara real time dan peringatan otomatis muncul jika terjadi ketidakpatuhan.
4. Jauh Lebih Sulit untuk Mengatur Lembur dan Ketidakhadiran Serta Memenuhi Tuntutan Tenaga Kerja
Ketika mengatur lembur dan ketidakhadiran secara manual, perusahaan perlu mempertanyakan karyawan secara satu per satu, sekaligus membuat catatan secara manual di kertas. Metode semacam ini tentu sangat sulit dan tidak efisien, sehingga menghambat perusahaan untuk mengatur kebutuhan tenaga kerja.
Dengan solusi digital melalui aplikasi absensi online berbasis web dan mobile, mengelola lembur dan absen menjadi lebih mudah. Absen dapat diminta dan disetujui dengan menggunakan aplikasi. Selain itu, data statistik yang berisi informasi kehadiran karyawan juga dapat diakses dengan cepat.
Di tingkat perusahaan, manajemen kerja lembur dan ketidakhadiran yang tepat melalui aplikasi absensi online dapat membantu mengidentifikasi apakah secara finansial lebih baik untuk menerapkan kerja lembur daripada mempekerjakan karyawan baru. Dengan begitu, cara ini dapat menghemat biaya tenaga kerja setiap tahun, dan pada saat yang sama memungkinkan volume stok yang optimal.
Perencanaan sesuai kebutuhan nyata merupakan salah satu elemen dasar untuk menjaga produktivitas yang tinggi, terutama perusahaan di bidang manufaktur, ritel, call center, manajemen hotel, perawatan kesehatan, dan logistik.
Langkah pertama adalah memprediksi permintaan tenaga kerja secara tepat, merencanakan dan mendistribusikan karyawan secara hati-hati dan menggunakan penjadwalan dinamis untuk menyesuaikan jadwal kerja dengan situasi aktual.
Mengambil pendekatan seperti itu akan mengurangi kelebihan staf dan mengkompensasi kekurangan staf. Ini memungkinkan perusahaan untuk mendapatkan kendali atas biaya dan meningkatkan produktivitas, serta membangkitkan antusiasme di antara karyawan.
Pengelolaan Absensi Online Berbasis Web dan Mobile
1. Akurasi yang Dapat Diandalkan
Secara tradisional, sistem manual memang biasanya digunakan untuk mencatat jam kerja karyawan. Menggunakan sistem manual seperti itu menyebabkan banyak masalah dan kesalahan. Misalnya, beberapa karyawan lupa untuk mencatatkan waktu masuk mereka dan di lain waktu, mereka dengan sengaja menyalahgunakan sistem dengan mencatat waktu yang lama.
Sistem kehadiran otomatis menggunakan aplikasi absensi online telah menghilangkan masalah semacam itu dan dikenal karena keandalan dan akurasinya dalam hal pelacakan waktu. Aplikasi absensi online dapat mengumpulkan dan masuk data secara real-time sehingga ada sedikit atau tidak ada kemungkinan karyawan ikut campur dengan sistem. Sistem absensi online berbasis web dan mobile yang lebih modern bahkan memungkinkan pekerja masuk lebih awal dan terlambat dan secara otomatis memberi tahu hal yang sama.
2. Produktivitas yang Meningkat
Dengan mengumpulkan dan menyimpan informasi kehadiran karyawan secara manual, ini akan menjadi sangat rumit dan membosankan untuk menghitung gaji setiap karyawan. Proses manual juga rentan terhadap kesalahan yang dapat menyebabkan kesalahan penggajian. Dengan sistem manajemen kehadiran otomatis melalui aplikasi absensi online berbasis web dan mobile, perusahaan dapat menghemat waktu dan tenaga secara drastis dalam melacak karyawan. Perusahaan dapat menggunakan waktu yang dihemat ini untuk berkonsentrasi pada bisnis dan meningkatkan produktivitasnya.
3. Pengurangan Biaya
Seperti yang disebutkan sebelumnya, sistem manual berbasis kertas dapat menyebabkan pelaporan waktu yang tidak akurat oleh karyawan. Tetapi perusahaan dapat menghilangkan masalah ini dengan memperkenalkan sistem pemantauan kehadiran berkualitas tinggi terutama melalui aplikasi absensi online berbasis web dan mobile. Perangkat lunak absensi online berbasis web dan mobile ini secara signifikan mampu mengurangi keterlambatan dan ketidakhadiran, membantu perusahaan menghemat banyak uang yang dapat hilang karena kesalahan penggajian.
Faktanya, perusahaan yang telah memperkenalkan sistem manajemen kehadiran melalui absensi online berbasis web dan mobile mengurangi pemborosan dana hingga puluhan juta Rupiah per karyawan setiap tahun. Selain itu, menggunakan sistem absensi online berbasis web dan mobile juga dapat meminimalkan risiko kesalahan manusia yang menjadi salah satu faktor terbesar dalam kerugian finansial bagi organisasi dan bisnis.
4. Kepatuhan Hukum
Pencatatan waktu dan pencatatan kehadiran secara manual biasanya menghasilkan banyak kesalahan yang dapat merugikan bisnis secara signifikan. Menyimpan data yang tidak akurat juga ilegal dan dapat menyebabkan litigasi dan denda. Memasang sistem pelacakan kehadiran otomatis melalui aplikasi absensi online berbasis web dan mobile akan memastikan keakuratan catatan karyawan sekaligus mematuhi pajak dan undang-undang ketenagakerjaan.
Rekomendasi Aplikasi Absensi Online Berbasis Web Dan Mobile
Pencatatan dan pengelolaan data absensi adalah hal yang penting bagi setiap perusahaan atau organisasi. Oleh karena itu apabila proses ini tidak dijalankan dengan baik, maka dapat menimbulkan kerugian yang tak dapat terhindarkan. Oleh sebab itu, sangatlah penting bagi perusahaan atau organisasi untuk beralih ke sistem pengelolaan absensi yang lebih terpercaya seperti aplikasi absensi online berbasis web dan mobile.
Seiring dengan perkembangan dunia digital, saat ini sudah ada banyak aplikasi profesional yang membantu operasional perusahaan, termasuk aplikasi absensi online berbasis web dan mobile. Aplikasi absensi online berbasis web dan mobile semacam ini banyak digunakan oleh perusahaan karena menyediakan banyak fitur yang lengkap sehingga menghasilkan efisiensi serta kemudahan.
Pada kesempatan kali ini, kami merekomendasikan salah satu aplikasi absensi online berbasis web dan mobile terbaik di Indonesia, yaitu Mekari Talenta. Aplikasi absensi online berbasis web dan mobile dari Mekari Talenta menghadirkan banyak sekali fitur yang lengkap yang memudahkan proses pengelolaan data absensi mulai dari kontrol toleransi keterlambatan dan lokasi absensi, pengaturan shift, pengaturan cuti, pembatasan radius clock-in/clock-out, menentukan lokasi clock-in/clock-out, sampai dengan integrasi penggajian.
Demikianlah tadi telah kami rangkum penjelasan lengkap mengenai perbedaan antara metode pengelolaan absensi secara manual dengan metode pengelolaan absensi menggunakan aplikasi absensi online berbasis web dan mobile. Dari penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa proses pengelolaan absensi secara manual yang berbasis kertas sangatlah rumit, memakan waktu, dan rentan terhadap kesalahan. Oleh karena itu metode pengelolaan digital melalui aplikasi absensi online berbasis web dan mobile lebih cocok bagi perusahaan karena memberikan efisiensi dan kemudahan. (Adv)
Updates. 
Hariyono 
Donald stenly 
